Служба документационного обеспечения

Факс: 49-89-83

Адрес: 640002, г. Курган, ул. Кирова, 83 — 303, 307

Документовед 2 категории: Кокшарова Светлана Егоровна, телефон: 49-89-93.

Документовед 2 категории: Коноваль Ирина Григорьевна, телефон: 49-89-01.


ПОЛОЖЕНИЕ о службе документационного обеспечения Департамента строительства, госэкспертизы и жилищно-коммунального хозяйства Курганской области

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Служба документационного обеспечения (далее — служба) является структурным подразделением Департамента строительства, госэкспертизы и жилищно-коммунального хозяйства Курганской области (далее — Департамент) и подотчетна директору Департамента и первому заместителю директора Департамента. Служба в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, Уставом и законами Курганской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Курганской области, указами и распоряжениями Губернатора Курганской области, Положением о Департаменте, приказами директора Департамента и настоящим Положением.
1.2. Положение о службе (далее — Положение) утверждается директором Департамента.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ
Основными задачами службы являются:
2.1. Обеспечения функционирования в Департаменте единой системы делопроизводства.
2.2. Организация регистрации и учета документов Департамента.
2.3. Обеспечение рассмотрения письменных обращений граждан, в том числе обращений, поступивших на официальный сайт Департамента, а также запросов пользователей о деятельности Департамента.
2.4. Комплектование и хранение архивного фонда (архива) Департамента.

3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ
Служба в соответствии с возложенной на нее задачами осуществляет следующие функции:
3.1. Организует прием, регистрацию и передачу по назначению входящей и исходящей корреспонденции.
3.2. Осуществляет контроль за правильным оформлением документов в Департаменте.
3.3. Организует учет документов Департамента.
3.4. Вскрывает и проверяет конверты со служебной корреспонденцией на отсутствие механических повреждений, при необходимости составляет акты о повреждениях.
3.5. Обеспечивает своевременную отправку почтовой корреспонденции.
3.6. Ведет реестр на почтово-телеграфные расходы.
3.7. Организует прием посетителей директора Департамента.
3.8. Планирует работу Департамента, предоставляет предложения в план мероприятий Правительства Курганской области.
3.8. Обеспечивает регистрацию и рассмотрение письменных обращений граждан, в том числе обращений, поступивших на официальный сайт Департамента, а также запросов пользователей о деятельности Департамента.
3.9. Перенаправляет в соответствующие органы обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента.
3.10. Подготавливает и размещает на сайте обзоры обращений граждан в Департаменте.
3.11. Готовит отчеты по обращениям граждан в Правительство Курганской области.
3.12. Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и др.) по делопроизводству и вопросам, связанным с обращениями граждан.
3.13. Оказывает методическую помощь по делопроизводству и вопросам, связанным с обращениями граждан.
3.14. Обеспечивает организацию проведения общероссийского дня приема граждан.
3.15. Осуществляет работу с обращениями граждан, организаций и общественных объединений на закрытом информационном ресурсе в сети интернет ССТУ.РФ.
3.14. Организовывает работу интернет-приемной.
3.15. Обеспечивает учет и сохранность принятых в архив, в установленном порядке, законченных делопроизводством документов структурных подразделений.
3.16. Участвует в разработке экспертной комиссии, ведет ее документацию.
3.17. Проводит экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве.
3.18. Ежегодно представляет на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) государственного архива годовых разделов сводных описей дел, подлежащих хранению и актов на дела, выделенные к уничтожению в связи и истечением сроков их хранения.
3.19. Ежегодно составляет и представляет в государственный архив сведения о составе и объеме фонда, хранящихся в архиве (паспорт архива).
3.20. Выдает в установленном порядке документы во временное пользование, а также для работы в архиве.
3.21. Составляет на основании номенклатур дел структурных подразделений сводную номенклатуру дел Департамента.
3.22. Комплектует и несет ответственность за хранение архивного фонда Департамента.
3.23. Служба также осуществляет иные функции в соответствии с поручениями директора Департамента.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ
4.1. Служба состоит из двух ведущих специалистов (далее — специалисты).
4.2. Специалисты в своей работе руководствуются должностными регламентами.
4.3. Организационное руководство и контроль за деятельностью службы осуществляется помощником заместителя Губернатора Курганской области.

Комментарии закрыты